CIPSI: l’informativa sulla Tutela dei dati personali ai sensi dell’artt. 13 e 14 del Regolamento UE sulla Privacy 2016/679 (GDPR)

Informativa sulla Tutela dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE sulla Privacy 2016/679 (GDPR)

L’informativa sul trattamento dei dati personali, resa ai sensi del nuovo Regolamento europeo sulla privacy GDPR 2016/679, costituisce uno strumento importante per conoscere le politiche e le misure adottate dall’Associazione Solidarietà e Cooperazione – CIPSI in merito alla privacy. Il nuovo Regolamento stabilisce le norme relative alla protezione delle persone fisiche, riferendosi al trattamento dei dati personali e alle norme per la libera circolazione degli stessi. Protegge cioè i diritti e le libertà fondamentali delle persone fisiche con particolare riferimento al diritto alla protezione dei dati personali. Il presente regolamento è entrato in vigore il 24 maggio 2016 ma trova applicazione negli Stati a partire dal 25 maggio 2018, sostituendo integralmente il Decreto Legislativo 196/2003.

Al fine di prestare un consenso esplicito e consapevole, si stabiliscono di seguito le tipologie dei dati personali raccolti e le modalità con cui essi vengono trattati.

 

Natura dei dati personali

Il nuovo Regolamento UE sulla Privacy 2016/679, prevede all’art. 4 comma 1, che per “dato personale” debba intendersi “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”.

I dati raccolti possono variare in base al contesto, alle scelte, alle impostazioni della privacy, alle funzionalità utilizzate. Includono gli elementi qui specificati: nome e contatto (nome, cognome, indirizzo di posta elettronica, indirizzo postale, numero di telefono e dati affini), i dati demografici (età, sesso, paese e città di residenza), dati contabili e di pagamento (C.F. P.IVA, IBAN etc..).

Solidarietà e Cooperazione – CIPSI acquisisce tali dati dai soggetti coinvolti nelle attività da esso gestite e principalmente da: mail e formulari cartacei di richiesta informazioni, mail o telefonate per richiesta materiali cartacei o in formato elettronico (rivista, notiziario, newsletter, donazioni, altri documenti richiesti dall’interessato), mail/telefonate, formulari cartacei per iscrizioni ai corsi di formazione o eventi previsti dall’Associazione, mail/richieste e formulari cartacei di candidatura per selezione del personale di sede e per progetti, contratti e accordi con personale anche volontario, tirocinanti e fornitori di servizi, richieste di iscrizione a socio e comunicazioni da parte delle organizzazioni socie/aderenti/amiche o collegate nell’ambito delle attività di servizio civile nazionale ed universale. La raccolta di questi dati può avere sia natura obbligatoria (nel caso in cui sia previsto un obbligo normativo o contrattuale) che facoltativa, nei limiti delle attività statutarie dell’organizzazione. Nei casi in cui il conferimento dei dati sia obbligatorio, il rifiuto rappresenterebbe l’impossibilità di dare esecuzione al contratto in quanto costituirebbe un trattamento illecito. Nei casi in cui il conferimento dei dati sia facoltativo, il rifiuto non avrebbe le stesse conseguenze ma impedirebbe di poter dare esecuzione alle operazioni, attività accessorie previste dall’organizzazione e fornitura di servizi della stessa.

Principi, modalità e finalità del trattamento dei dati

I dati acquisiti vengono protetti nel rispetto delle procedure descritte nella presente informativa. Quando necessario, i dati personali possono essere oggetto di trattamento nello svolgimento di determinati servizi strettamente legati alle attività statutarie dell’organizzazione e nel rispetto del trattamento dei dati personali. Il Regolamento 2016/679 definisce il trattamento come “qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione” (art. 4, punto 2, GDPR 2016/679). I suddetti dati vengono trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato e raccolti per finalità esplicite e legittime o a fini di archiviazione, conformemente all’articolo 89, paragrafo 1.

Dopo la raccolta, i dati personali potranno essere trattati per diverse finalità: il trattamento economico, amministrativo e previdenziale del personale anche volontario e tirocinanti; adempimenti fiscali e normativi; gestione della contabilità ed amministrazione, strumenti di pagamento elettronico, assicurazioni; gestione delle richieste e pagamenti dei fornitori; programmazione, pianificazione e comunicazione delle attività associative ed eventi promossi dalla stessa; promozione e gestione delle attività di formazione dell’Associazione; adempimento alle richieste di informazioni e invio materiali ad utenti e soci; invio di comunicazioni, risposte e materiali cartacei e/o elettronici ai donatori; selezione e gestione del personale anche volontario rientrante nell’ambito di progetti nazionali e all’estero, di operatori volontari del Servizio Civile o per altre attività statutarie, di tirocinanti o stagisti nell’ambito di programmi formativi; gestione e comunicazioni nell’ambito delle attività condivise con organizzazioni socie/aderenti/amiche o legate da contratto; eventuali comunicazioni date a istituzioni pubbliche o enti privati per la presentazione, gestione e rendicontazione di progetti; gestione dei database per archivio interno in formato cartaceo e/o elettronico; relazioni attività eventualmente richieste dalle istituzioni; eventuali ulteriori attività previste espressamente dallo statuto dell’Associazione e sempre nei limiti previsti dal Regolamento 2016/679.

L’utilizzo di immagini, fotografie, articoli e riprese audiovisive avviene nell’ambito della conservazione nel proprio archivio “storico” e l’eventuale pubblicazione di fotografie e/o riprese audiovisive per articoli è sottoposta al consenso dell’interessato con apposita informativa.

I dati ricevuti possono essere comunicati a soggetti residenti in Paesi extra UE, solo se rientranti nell’ambito di specifiche attività progettuali e/o di selezione del personale per attività all’estero, solo previo consenso espresso degli interessati.

I dati raccolti sono inoltre adeguati e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati, se necessario provvedendo all’aggiornamento o rettificando tempestivamente i dati inesatti. I dati vengono conservati nei limiti di tempo non superiori al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati o per periodi più lunghi esclusivamente a fini di archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca, conformemente all’articolo 89. Vengono trattati in modo da poter garantire un’adeguata sicurezza degli stessi, anche tramite l’ausilio di misure tecnico-organizzative atte a diminuirne il rischio di illeciti, la perdita, la distruzione o il danno accidentale.

Durante l’esecuzione delle finalità e delle modalità sopra riportate, il Titolare del trattamento potrà venire a conoscenza di dati personali e relativi alla salute, ovvero quelli idonei a rivelare l’origine razziale, etnica, la religione, le convinzioni filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione ai partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, lo stato di salute e la vita sessuale dell’utente. Il trattamento di queste categorie di dati può avvenire solo se l’interessato ha dichiarato il proprio consenso espresso e nel rispetto delle modalità ai sensi dell’art. 9 del Regolamento sulla Privacy 2016/679.

Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali

Ai fini di un corretto trattamento dei dati personali dell’interessato, la normativa europea evidenzia la necessità di una corretta identificazione dei destinatari coinvolti. Nel caso di Solidarietà e Cooperazione – CIPSI: personale della sede operativa coinvolto nella gestione dei protocolli e della corrispondenza in entrata e uscita, personale segretariale ed amministrativo-contabile, personale anche volontario del settore della comunicazione, progettazione e Servizio Civile o tirocinanti incaricati del trattamento dati, studio paghe e società di revisione dei conti, organizzazioni socie/aderenti/amiche o altre collegate da contratto quando necessario e nei limiti delle attività previste dall’accordo. Nella misura in cui la comunicazione dei dati personali risulti affine alle attività di Solidarietà e Cooperazione – CIPSI, per destinatari sono considerate tutte quelle persone fisiche o giuridiche, pubbliche o private, organizzazioni socie o simili collegate all’associazione per specifiche attività previste dallo Statuto.

Il Titolare del trattamento, inteso come “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali”, condivide i dati personali dell’interessato previo consenso al fine di completare transazioni e/o fornire il prodotto, materiale o servizio richiesti.

Conservazione dei dati

Come sopra specificato, ai sensi dell’art. 5 del GDPR 2016/679 i dati personali devono essere conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati o per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente a fini di archiviazione nel pubblico interesse. Per gli atti amministrativi, contabili e di fornitura, i protocolli di archiviazione si applica un periodo di conservazione di 10 anni. I dati personali raccolti tramite procedura elettronica vengono memorizzati e conservati dal personale incaricato nell’area geografica di Roma presso la sede operativa dell’organizzazione, in Largo Camesena 16, 4° piano, int.10.

L’archiviazione dati viene effettuata nel rispetto dei principi di efficienza ed efficacia per creare un sistema adeguato di protezione e conservazione degli stessi.

I trattamenti connessi ai servizi web hanno luogo presso la sede di Solidarietà e Cooperazione – CIPSI e sono curati solo dal personale da noi incaricato del trattamento. In caso di necessità, i dati connessi al servizio newsletter sono trattati dal personale dell’associazione presso la sede dell’associazione medesima.

 

Tipi di dati trattati

DATI DI NAVIGAZIONE

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento dei siti web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente. Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e vengono cancellati immediatamente dopo l’elaborazione. I dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito: salva questa eventualità, allo stato i dati sui contatti web non persistono per più di sette giorni.

DATI FORNITI DALL’UTENTE

Qualora l’utente, collegandosi ai siti, invii i propri dati personali per accedere a determinati servizi, ovvero per effettuare richieste in posta elettronica, ciò comporta l’acquisizione da parte di Solidarietà e Cooperazione – CIPSI dell’indirizzo del mittente e/o di altri eventuali dati personali che verranno trattati esclusivamente per rispondere alla richiesta, ovvero per la fornitura del servizio. I dati personali forniti dall’utente verranno comunicati a terzi solo nel caso in cui la comunicazione sia necessaria per ottemperare alle richieste dell’utente medesimo.

DATI FORNITI DAI DONATORI

I dati personali raccolti sono trattati, con strumenti manuali e informatici, esclusivamente per finalità amministrative conseguenti al versamento di contributi a sostegno dell’organizzazione, per l’invio della pubblicazione periodica e per la promozione e la diffusione di iniziative dell’organizzazione. Nella gestione dei suddetti dati potranno venire a conoscenza degli stessi i dipendenti dell’ufficio Raccolta Fondi e Attività sul Territorio, in qualità di incaricati al trattamento e potranno essere comunicati agli istituti bancari che effettueranno il trattamento dei dati per le finalità relative alla gestione dei mezzi di pagamento e a terzi ai quali sono affidati la predisposizione e l’invio della pubblicazione periodica. I dati trattati non saranno diffusi.

CARTA DI CREDITO E INFORMAZIONI FINANZIARIE

Nel caso di donazione eseguita attraverso carta di credito, Solidarietà e Cooperazione – CIPSI ne garantisce la massima riservatezza e sicurezza. Le informazioni finanziarie della carta di credito (numero, scadenza, generalità del titolare) potranno essere conosciute esclusivamente dall’Associazione e dall’istituto di emissione. La conservazione delle informazioni relative sarà limitata al periodo necessario per garantire l’accertamento della corretta transazione. Si precisa, d’altro canto, che Solidarietà e Cooperazione – CIPSI – non si assume nessuna responsabilità con riferimento a utilizzi non autorizzati o fraudolenti della carta di credito dell’utente da parte di soggetti terzi.

DATI FORNITI PER LA SELEZIONE DEL PERSONALE

Si informa che i dati personali, anche sensibili, forniti in sede di richiesta di assunzione e allegato curriculum, saranno trattati da Solidarietà e Cooperazione – CIPSI con l’utilizzo di procedure anche informatizzate, ai fini della selezione del personale e dell’eventuale gestione del rapporto di lavoro da instaurare e di informazione sulle attività istituzionali ad essa inerenti.

Nella gestione dei suddetti dati potranno venire a conoscenza degli stessi le seguenti categorie di incaricati al trattamento:

– dipendenti dell’ufficio del personale;

– dipendenti dell’ufficio amministrativo;

– dipendenti dell’ufficio Progetti Italia;

– dipendenti dell’ufficio Progetti Internazionali;

– dipendenti dell’ufficio di Segreteria.

 

COOKIES

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• Consentono di evitare di inserire le stesse informazioni (come nome utente e password) più volte durante la visita.
• Misurano l’utilizzo dei servizi da parte degli utenti, per ottimizzare l’esperienza di navigazione e i servizi stessi.
• Presentano informazioni pubblicitarie mirate in funzione degli interessi e del comportamento manifestato dall’utente durante la navigazione.

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Si invita inoltre a prendere visione delle informative privacy e delle indicazioni per gestire o disabilitare i cookie, pubblicate nelle seguenti pagine web:

Diritti e obblighi dell’interessato e modalità di esercizio

Ai sensi del Regolamento 2016/679, con riferimento al Capo III Sez. 2, e nello specifico agli artt.15,16,17,18,19,20,21, l’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento dei dati personali l’accesso, la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa. Infine, ha diritto alla cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, se sussiste uno dei motivi seguenti:

1. a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
2. b) l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento conformemente all’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), o all’articolo 9, paragrafo 2, lettera a), e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
3. c) l’interessato si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 2;
4. d) i dati personali sono stati trattati illecitamente;
5. e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento;
6. f) i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione di cui all’articolo 8, paragrafo 1 (artt.15, 16, 17 Regolamento UE sulla privacy 2016/679).

Il Titolare ha l’obbligo di applicare la richiesta senza ingiustificato ritardo.

L’interessato ha quindi il diritto di prendere visione delle informazioni relative alle finalità di trattamento dei dati personali, ai destinatari, al periodo di conservazione e il diritto di ottenere, attraverso un’apposita richiesta presentata mediante mezzi informatici, una copia dei dati personali oggetto di trattamento. Le modalità di esercizio dei diritti da parte degli interessati nel trattamento dei dati personali fanno riferimento agli artt. 11, 12, 13, 14 del GDPR 2016/679. Le informazioni saranno, salvo diverse disposizioni, fornite in formato elettronico ed eventualmente a queste il Titolare del trattamento potrà applicare un contributo spese relativo ai costi amministrativi sostenuti.

Il termine stabilito dal legislatore nel Regolamento UE per la risposta all’interessato è di un mese, per tutti i diritti, e fino a tre mesi per i casi di particolare complessità. Il Titolare del trattamento deve comunque dare un riscontro all’interessato entro un mese dalla richiesta. A seguito delle richieste, il Titolare del trattamento ha l’obbligo di comunicare a ciascuno dei destinatari le eventuali modifiche, cancellazioni o limitazioni. Il riscontro all’interessato deve avvenire in forma scritta anche attraverso strumenti elettronici che ne forniscano l’accessibilità o può essere fornita oralmente solo se richiesto dall’interessato (art. 12 paragrafo 1 e art. 15 paragrafo 3 del GDPR 2016/679).

L’applicazione dei diritti dell’interessato può subire delle limitazioni in alcuni casi specifici indicati all’interno dell’art. 23 del GDPR 2016/679, nei casi specifici di sicurezza nazionale, pubblica, perseguimento di reati etc.., e all’art. 89 in materia di trattamento dei dati personali per fini di archiviazione, ricerca scientifica, storica o statistica. All’art. 13, comma 2, lettera e del GDPR 2016/679 si afferma che se la comunicazione dei dati personali rappresenta un obbligo legale o contrattuale oppure un requisito necessario per la conclusione di un contratto, l’interessato ha l’obbligo di fornire i dati personali di volta in volta richiesti. Il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe comportare l’impossibilità di fornire adeguatamente i servizi richiesti.

L’acquisizione del consenso al trattamento dei dati personali, considerato come “qualsiasi manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile dell’interessato, con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso, mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile, che i dati personali che lo riguardano siano oggetto di trattamento” è necessaria per tutti i trattamenti sopra indicati connessi e necessari ad adempiere ad obblighi di legge, alla normativa comunitaria, per eseguire obblighi derivanti da un contratto di cui è parte l’interessato, per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche richieste di quest’ultimo e per prestare i servizi richiesti all’Associazione. Il consenso al trattamento dei dati personali potrà̀ essere revocato in ogni momento attraverso opportuna comunicazione tramite mezzi informatici agli uffici del Titolare del trattamento dei dati personali.

Estremi identificativi del titolare e del responsabile del trattamento dei dati personali

Ai sensi degli art. 24 GDPR 2016/679, il Titolare del trattamento è riconosciuto nell’Associazione Solidarietà e Cooperazione – CIPSI, CF.97041440153 con sede legale in Via Bordighera n.6, Milano, e con sede operativa in Largo Camesena 16, 4° piano, int.10, Roma – contatti: privacy@cipsi.eu         tel. +39.06.5414894.

Con riferimento all’art. 28 del nuovo Regolamento, il Titolare del trattamento identifica come Responsabile del trattamento dei dati il Dott. Nicola Perrone, responsabile ufficio stampa di Solidarietà e Cooperazione – CIPSI.

 

Roma, 25 maggio 2018

 

Leggi Regolamento UE sulla PRIVACY: Regolamento_UE_2016_679 PRIVACY